Bookcheck est l’un des principaux fournisseurs britanniques de services externalisés de comptabilité et de tenue de livres basés sur Sage. L’entreprise est au service d’un large éventail de types et de tailles d’entreprises.
Bookcheck est gérée depuis son siège social situé près de Stroud à Gloucester, où le propriétaire Anthony Pilkington est le directeur général.
L’équipe d’Anthony comprend un groupe administratif central qui soutient plus de 50 associés indépendants fournissant les services de comptabilité proprement dits. Cette approche leur permet d’offrir un service personnalisé à l’échelle nationale et, par conséquent, d’avoir des clients dans toutes les régions du Royaume-Uni.
L’efficacité des services de comptabilité repose sur la fourniture d’informations comptables de qualité à chaque client, de manière régulière et à long terme. Il y a une forte concurrence pour chaque client de la part des comptables indépendants et donc un groupe national comme Bookcheck doit avoir des valeurs de marque fortes et maintenir des normes de qualité strictes dans toute son activité.
Naturellement, une comptabilité précise est une exigence absolue pour tous les clients ; cela signifie que les erreurs doivent être réduites au minimum et que, comme pour tout service commercial, les coûts doivent être maintenus aussi bas que possible. En même temps, la comptabilité produit nécessairement beaucoup de paperasse et implique la gestion minutieuse des données les plus précieuses des clients.
Anthony a donc compris que tout système de gestion qu’il mettrait en place devrait renforcer l’engagement de son équipe à fournir un service précis et efficace à ses clients. Un tel système devrait contribuer à rendre la gestion de ses clients plus efficace, tout en étant absolument précis, fiable et sécurisé.
Anthony était convaincu qu’un système logiciel aiderait son entreprise, mais en raison des exigences particulières de Bookcheck, il était peu probable de trouver un système standardisé.
“En tant qu’entreprise qui s’appuie sur des associés, nous avions besoin de quelque chose qui puisse non seulement gérer efficacement notre travail central, mais aussi d’un système qui puisse nous permettre de voir ce qui se passe avec chaque associé.”
Après avoir soigneusement réfléchi au type de logiciel dont ils avaient besoin et à la manière dont il devait fonctionner, Bookcheck a entamé un premier dialogue avec GreyRidge au sujet d’un éventuel système Web sur mesure.
Anthony déclare : “Il nous a fallu un certain temps pour prendre notre décision initiale ; j’étais nerveux à l’idée d’investir dans un logiciel, car j’avais entendu tant d’histoires d’horreur sur des développements de systèmes ratés. Cependant, j’ai été agréablement surpris et GreyRidge a restauré ma foi dans les logiciels. J’ai été très impressionné par l’approche pragmatique adoptée par GreyRidge et par leur efficacité à fournir exactement ce dont nous avons besoin.”
GreyRidge a fourni à Anthony un devis et des spécifications détaillés et le travail a commencé sur un nouveau système au début de 2008.
L’équipe de GreyRidge spécialisée dans les logiciels sur mesure s’engage à fournir un maximum d’avantages commerciaux dans un budget donné. Elle utilise une combinaison de la meilleure technologie de base de données Oracle et d’outils propriétaires de développement rapide d’applications pour fournir des systèmes sur mesure, fiables et sécurisés, qui résolvent des problèmes commerciaux spécifiques.
Avant la mise en œuvre de leur nouveau système, Bookcheck était obligé de rassembler les feuilles de temps des associés, les dépenses et les informations sur les salaires dans une série de feuilles de calcul. Ce travail de base prenait naturellement beaucoup de temps au personnel administratif central.
La conception du nouveau système Bookcheck a donc ciblé ce processus largement manuel.
Des règles d’imputation ont été ajoutées au système afin que les factures individuelles des clients puissent être produites automatiquement dans le système au fur et à mesure de la saisie des feuilles de temps par les comptables. Les charges pour les dépenses et les paies effectuées pour les clients par Bookcheck sont traitées de la même manière.
Le système a également été conçu pour permettre l’établissement de factures consolidées, ce qui est nécessaire lorsque Bookcheck fournit des services de tiers à un autre prestataire de services, par exemple lorsqu’il effectue plusieurs traitements de paie pour le compte des clients d’une autre société.
Immédiatement, le système a éliminé une grande partie de la paperasserie qui était un véritable casse-tête pour l’équipe administrative centrale ; en conséquence, il a libéré le personnel de Bookcheck pour qu’il puisse se concentrer sur la garantie d’un service aussi précis et efficace que possible.
Le logiciel a été livré à temps au printemps 2008 et Bookcheck l’utilise depuis.
Anthony déclare : “Je suis ravi de dire que notre décision d’investir dans un logiciel avec GreyRidge a été bien justifiée. Nous avons le système depuis plusieurs années maintenant et notre entreprise est plus efficace grâce à lui. Nous avons un excellent produit, mais nous devons continuer à le fournir au meilleur prix possible pour nos clients ; l’utilisation de GreyRidge nous donne l’efficacité dont nous avons besoin pour y parvenir.”
Bookcheck est enthousiaste quant aux résultats de l’acquisition de son logiciel et de son partenariat avec GreyRidge. La société a également utilisé les services de développement post-livraison proposés par GreyRidge et est ravie de l’assistance et des services d’hébergement qu’elle a reçus.
