Lawnkeeper est une société de franchise spécialisée dans l’entretien des pelouses, basée dans le North Yorkshire. Lawnkeeper compte actuellement quinze franchisés à travers le Royaume-Uni et connaît une croissance rapide. Dans le cadre de leurs plans d’expansion, les dirigeants de Lawnkeeper ont réalisé qu’ils devaient se tourner vers la technologie pour les aider à accroître leur efficacité et à améliorer la visibilité de leur réseau, permettant ainsi à leurs franchisés de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : fournir une pelouse saine dont ils peuvent être fiers, le tout à un prix raisonnable.
Pour que Lawnkeeper puisse continuer à se développer, il était important pour eux de s’affranchir de la paperasserie manuelle fastidieuse que peut impliquer la gestion d’un réseau de franchise en pleine expansion. Au lieu de cela, ils voulaient travailler avec un système capable de générer des factures clients professionnelles à prix constants, puis d’utiliser ces factures pour calculer automatiquement les frais de service de gestion avec un minimum d’efforts. Par-dessus tout, Lawnkeeper savait que le système devait être extrêmement simple à utiliser pour que ses franchisés le considèrent comme un avantage et non comme un fardeau.
Comme pour la plupart des franchiseurs, la visibilité de l’ensemble du réseau de franchisés était essentielle pour Lawnkeeper, lui permettant de surveiller ses franchisés et de leur offrir des conseils si nécessaire. Pour ce faire, ils avaient besoin d’un système qui permette à leur siège social de visualiser les données de l’ensemble du réseau de franchises, tout en ne montrant aux franchisés que leurs propres données.
Étant donné que la direction de Lawnkeeper passe beaucoup de temps “sur le terrain” (littéralement), le système devait permettre à tous les membres de l’entreprise de consulter les informations financières clés, les paramètres et les ressources, où qu’ils se trouvent. Le siège social et les franchisés pouvaient ainsi voir la disponibilité des ressources, les programmes de travail et les indicateurs clés, qu’ils soient au bureau ou sur le terrain, ce qui permettait de répondre rapidement et précisément aux demandes des clients.
Le directeur de l’entreprise, Sam Langrick, trouvait que le système qu’il avait utilisé au début de sa franchise avait du mal à faire face à la croissance de son entreprise, et que les frais généraux liés au calcul et à la facturation des frais de gestion commençaient à avoir un impact sur la croissance de son réseau de franchises. Il avait décidé d’investir dans un logiciel, mais il avait du mal à trouver un produit qui répondrait à tous ses besoins sans dépenser une grosse somme d’argent.
Dans un premier temps, Sam a envisagé d’acheter un produit “en boîte” prêt à l’emploi, mais il s’est rendu compte que ce n’était pas l’idéal car cela ne reflétait pas suffisamment le fonctionnement de ses processus d’entreprise - et les sociétés de logiciels attendaient d’eux qu’ils modifient leurs processus pour les adapter au système plutôt que l’inverse. De même, tous les produits en boîte contenaient simplement des fonctionnalités de franchise “génériques” - les fonctions de base exécutées par tous les réseaux de franchise - au lieu de refléter avec précision les nuances du secteur de l’entretien des pelouses.
Sam Langrick a été orienté vers GreyRidge Software par un consultant en franchise, où il s’est ensuite renseigné sur Franchise 360 - un logiciel conçu par GreyRidge spécifiquement pour le marché de la franchise. Après les premières discussions avec Sam, GreyRidge a immédiatement envoyé un de ses analystes dans l’entreprise pour comprendre les processus fondamentaux qui sous-tendent leur activité. Sam a constaté que, contrairement aux systèmes en boîte qu’il avait examinés, Franchise 360 contenait toutes les fonctionnalités de base nécessaires pour gérer son entreprise et fournir des services aux franchises et aux clients, mais qu’il pouvait être adapté à son entreprise comme un gant.
Comme Franchise 360 réutilisait des composants génériques, les développeurs de GreyRidge ont pu se concentrer sur la personnalisation du logiciel dans les domaines qui rendaient sa franchise unique - ce qui lui a permis d’obtenir un logiciel de gestion parfaitement adapté à son entreprise et offrant un retour sur investissement élevé.
Une fois que l’analyste a compris les exigences de Lawnkeeper, le champ d’application de base a été documenté et signé par Sam et les exigences ont été transformées en un plan de modification du logiciel. GreyRidge a fourni un devis basé sur ce périmètre de base, mais a précisé que Sam aurait un retour d’information et une visibilité sur le processus de développement, avec la possibilité d’apporter toutes les modifications mineures qu’il souhaitait dans le cadre du périmètre global sans frais supplémentaires.
Une semaine après le début du processus de développement, un système prototype a été fourni à Lawnkeeper pour lui permettre de contribuer au développement de son système. Au fur et à mesure que chaque section du projet était achevée, elle était revue avec Sam et d’autres utilisateurs finaux, et leurs commentaires étaient incorporés dans le système avant que la zone ne soit signée.
Les développeurs de Franchise 360 ont travaillé de concert avec les utilisateurs finaux de chaque section du système, en veillant à ce que chaque section soit conçue en fonction de leurs besoins et reflète leur flux de travail quotidien. Le système a été conçu dès le premier jour pour être simple et convivial afin que tous les membres du personnel puissent le prendre en main rapidement et l’utiliser au quotidien sans avoir besoin d’un niveau élevé de connaissances informatiques.
Le système achevé a été conçu pour faciliter chacun des processus commerciaux de base de Lawnkeeper et a été approuvé et terminé après seulement 4 semaines. À la fin du processus, GreyRidge a envoyé un membre de l’équipe de développement qui avait travaillé sur le produit pour former l’ensemble de l’entreprise afin qu’elle maîtrise tous les aspects du système.
Au fil des ans, Lawnkeeper s’est senti de plus en plus à l’aise avec le système, ce qui lui a permis de demander des modifications afin de rationaliser encore davantage l’administration de son entreprise. Des ajouts tels que la facturation sans papier (factures générées en PDF et envoyées directement par e-mail aux clients) ont simplifié leur processus de facturation tout en offrant une expérience client hautement professionnelle.
Chaque fois que Lawnkeeper a fait des suggestions à GreyRidge, les développeurs ont toujours été là pour proposer de nouvelles façons de rationaliser encore plus leurs processus, pour répondre aux questions des utilisateurs finaux ou pour apporter des modifications mineures au système afin de simplifier encore plus les choses.
Lorsque Sam Langrick a découvert Franchise 360, il a été très impressionné par le fait qu’il pouvait disposer d’un système conçu pour et autour de son entreprise, sans que cela ne lui coûte rien. Puisque le système a été construit spécifiquement pour son entreprise, il pouvait refléter les tâches quotidiennes spécifiques de son entreprise - comme permettre à ses franchisés de commander des produits de traitement de l’herbe et enregistrer les résultats d’analyse de la pelouse, en se concentrant sur l’amélioration de l’efficacité dans deux domaines clés de son entreprise.
Tout d’abord, Franchise 360 a contribué à l’efficacité du processus de facturation de Lawnkeeper, en permettant de générer automatiquement des factures PDF professionnelles et de marque, en utilisant la tarification définie par le siège social, en veillant à ce que les prix soient cohérents et précis dans l’ensemble du réseau. La possibilité de créer une facture en sélectionnant simplement les produits pertinents et en laissant le système remplir automatiquement les prix et les détails du client permet aux franchisés d’économiser des heures d’administration chaque semaine, ce qui leur permet de passer plus de temps à générer des prospects.
Deuxièmement, Franchise 360 a aidé Sam à gérer le réseau de franchises en générant automatiquement les factures de frais de gestion chaque mois et en offrant une visibilité totale des données de ses franchisés lorsqu’il est connecté au siège social. Cela libère le temps de Sam pour développer le réseau de franchise, et une bibliothèque de documents intégrée à Franchise 360 permet à Sam d’ajouter des documents marketing centraux tels que des nouvelles et des articles qui peuvent ensuite être téléchargés et utilisés par ses franchisés.
En utilisant Franchise 360, Sam est maintenant en mesure de superviser chaque aspect de la performance de ses franchisés et de gérer l’ensemble du réseau plus efficacement, rendant l’ensemble de l’entreprise plus productive.
