No Letting Go est un fournisseur de premier ordre de services d’inventaire et de gestion des propriétaires, qui protège les propriétés résidentielles et commerciales.
Avec plus de 30 bureaux répartis dans tout le pays, No Letting Go est la première société de gestion d’inventaire nationale basée sur des bureaux régionaux au Royaume-Uni. Elle offre une gamme complète de services visant à préserver les biens immobiliers précieux des propriétaires et des agents de location.
No Letting Go ne se contente pas de réaliser des inventaires de biens immobiliers ; ses services vont plus loin que ceux d’une société d’inventaire habituelle en offrant un niveau de service qui représente et met en valeur l’activité de ses clients.
En plus de fournir des inventaires de qualité supérieure réalisés par des inventoristes hautement formés et qualifiés APIP, gérés par des bureaux régionaux, No Letting Go croit fermement en la passion, l’enthousiasme, l’engagement et le travail en partenariat.
En plus des inventaires de propriétés, des services d’entrée et de sortie et des rapports de dommages et de délabrement, la société est également spécialisée dans les visites de propriétés, les services de conservation des clés, les services de visite de propriétés, les visites d’immeubles et de propriétés et les inspections après travaux.
Inévitablement, les inspections de propriétés soigneusement détaillées génèrent beaucoup de paperasse ; chaque type d’inspection doit être soigneusement enregistré et les inspecteurs doivent connaître le statut de chaque propriété avant leur visite.
Nick Lyons, propriétaire et directeur général de No Letting Go, était convaincu qu’un système logiciel aiderait son équipe à réaliser des économies dans ce domaine, mais il savait qu’en raison des exigences particulières de No Letting Go, il était peu probable de trouver un système standardisé.
“En tant qu’entreprise franchisée, nous avions besoin de quelque chose qui puisse non seulement gérer efficacement notre travail quotidien, mais aussi d’un système qui nous permette de voir ce qui se passe dans chaque bureau et qui soit vraiment utile à notre personnel, tant au siège que dans les franchises”.
No Letting Go a été recommandé à GreyRidge par un collègue et les a contactés au cours de l’été 2009.
Après une rencontre en face à face lors d’un salon de l’immobilier et une démonstration en ligne du travail similaire de GreyRidge, Nick était convaincu d’avoir trouvé le bon partenaire.
Le système prévu répondait à tous nos besoins, GreyRidge avait de l’expérience dans la construction de systèmes flexibles pour le marché de la franchise et le prix était correct", explique Nick.
GreyRidge a fourni à Nick un cahier des charges et le travail a commencé sur un nouveau système à l’automne 2009.
Au cœur du système No Letting Go se trouve une base de données des clients et des biens. Pour chaque client ou client potentiel, No Letting Go peut enregistrer toutes les propriétés gérées pour ce client. Chaque propriété contient des informations de base telles que l’adresse, la taille et le type de propriété.
Le système permet ensuite aux membres de l’équipe de No Letting Go de programmer, d’enregistrer et de gérer les inspections effectuées sur chaque propriété. Les employés sont en mesure de fixer leur rendez-vous par le biais du système, puis d’enregistrer les informations appropriées de leur visite. Par exemple, s’ils font un “check-in”, ils peuvent utiliser les informations de l’inventaire précédent pour les aider à compléter leur visite. Un flux de travail simple signifie que le personnel peut voir instantanément où il en est avec chaque propriété.
Le système est suffisamment flexible pour permettre des inventaires pièce par pièce, des photos et une gamme de différents types d’inspection tels que les sorties, les entrées, les rapports de dommages et de délabrement et les contrôles à mi-parcours. Le système peut ensuite créer automatiquement un rapport PDF sur chaque visite que le personnel peut envoyer par e-mail au client depuis le système.
Le système assure la qualité sur toute la ligne ; les rapports sont correctement stockés et normalisés tandis que les anciennes informations sont facilement utilisables par le personnel pour réduire le temps de préparation lors des inspections en cours. En prime, le personnel peut configurer les connexions des clients afin d’automatiser les demandes de travaux et de permettre aux clients de consulter les travaux d’inspection précédents. Il va sans dire que tout cela contribue également à réduire les coûts administratifs.
En outre, le système produit des factures automatisées pour le client, à partir du type de propriété, de la routine d’inspection et du nombre de pièces. Le système est capable de faire varier les tarifs en fonction de la zone géographique de l’entreprise et est suffisamment souple pour s’adapter aux clients nationaux.
Le logiciel a été livré fin 2009 et est utilisé par No Letting Go au niveau national depuis lors.
No Letting Go est enthousiaste quant aux résultats de l’acquisition de son logiciel et aux développements futurs prévus pour le système.
Nick Lyons déclare : “Nous avons eu une expérience très positive, le logiciel est un véritable coup de pouce pour notre entreprise ; il contribue à réduire les coûts et garantit que les choses sont faites de manière cohérente. Tout cela contribue à notre volonté permanente de fournir un excellent service à nos clients”.
La société a également utilisé les services de développement post-livraison proposés par GreyRidge et est satisfaite du soutien qu’elle a reçu. Nick déclare : “L’assistance est excellente et le personnel de GreyRidge est toujours serviable. Nous discutons actuellement de l’ajout d’une application mobile à utiliser par les greffiers pendant les inspections ; cela pourrait être un complément fantastique aux autres améliorations que nous avons déjà apportées”.
