Paw Pals est une entreprise familiale de garde d’animaux de compagnie qui a été créée en 2005 pour offrir une alternative innovante aux chenils et aux chatteries pour chiens, ou à l’obligation de compter sur les voisins ou la famille pour la garde des animaux pendant les vacances. L’entreprise est détenue et gérée par Susanne Cooke.
Forte d’une expérience considérable dans la prise en charge d’animaux de toutes formes et de toutes tailles, Paw Pals propose des soins sur mesure qui suivent la routine habituelle des animaux de leurs clients, minimisant ainsi le stress et l’anxiété qui peuvent parfois survenir pendant les périodes de séparation.
De la promenade quotidienne du chien et de l’alimentation du chat à la pension pour petits animaux et à la garde à domicile, les animaux peuvent être pris en charge dans le confort de leur propre maison ou dans un environnement “à domicile” avec un soignant de Paw Pals.
Depuis lors, l’entreprise s’est développée en un réseau de 19 franchises ; cette croissance impressionnante a naturellement entraîné une augmentation de la paperasserie administrative.
Chaque franchise et les soigneurs d’animaux doivent enregistrer un nombre impressionnant d’informations afin de pouvoir faire leur travail en toute sécurité et avec le soin nécessaire.
Les soigneurs doivent tout savoir sur les animaux dont ils s’occupent : cela comprend les informations de base telles que le nom et le type d’animal, mais aussi les informations vétérinaires, les régimes alimentaires spéciaux et d’autres détails essentiels.
Étant donné que les soigneurs se rendent également à domicile, ils ont besoin d’autres informations, comme l’emplacement de la nourriture, les mesures de sécurité, etc.
En outre, les soignants doivent disposer d’informations précises sur le calendrier des visites ; ils peuvent rendre visite à un animal une ou deux fois par jour pendant plusieurs semaines, voire tous les jours pendant une période prolongée.
Avant de travailler avec GreyRidge, la grande majorité de ces informations étaient stockées sur des formulaires PDF en papier. Au fil du temps, ce système papier est devenu inefficace et peu maniable. Susanne tenait également à ce que Paw Pals présente l’image la plus professionnelle possible.
Susanne a contacté GreyRidge en février 2014 pour discuter de la façon dont le logiciel pourrait contribuer à réduire une partie de leur charge administrative.
L’un des membres du personnel technique leur a montré le système de gestion de franchise standard de GreyRidge, Franchise 360. Celui-ci comprenait déjà pas mal de choses que Susanne voulait d’un système, comme les détails des franchisés, une liste de clients et un CRM, une planification de base et quelques outils de communication du réseau intra-franchise comme un forum et des bibliothèques de documentation partagées.
Franchise 360 est également doté d’un modèle de sécurité complet dans lequel l’accès aux fonctionnalités et aux données est basé sur le login sécurisé utilisé. Cela permet de s’assurer que seules les bonnes personnes voient les bonnes informations. Par exemple, les franchisés ne peuvent voir que leurs propres données alors que le personnel du siège social de la franchise peut voir toutes les données.
Il était également clair que certains changements seraient nécessaires pour que le système fonctionne avec le modèle Paw Pals et pour que l’entreprise obtienne un rendement maximal de l’utilisation du logiciel.
Ces changements suggérés comprenaient la modification de la façon dont les clients du système travaillaient afin qu’ils aient des informations sur les animaux et d’autres détails appropriés aux soins des animaux. Elles comprenaient également l’ajout d’informations sur les fournisseurs, la programmation des soins et l’ajout d’un agenda quotidien pour chaque soigneur.
En avril et mai, d’autres discussions ont abouti à une spécification décrivant ces changements, ainsi qu’à un devis détaillé pour le travail à effectuer.
En août 2014, Susanne a donné le feu vert pour que les travaux commencent.
L’équipe de GreyRidge a pu s’entretenir avec certaines des franchises Paw Pals afin de s’assurer d’un retour d’information " réel " et les modifications apportées au système ont été rapidement mises en œuvre. En conséquence, après quelques semaines seulement, le nouveau système était prêt.
Susanne déclare : “GreyRidge a contribué à simplifier toute cette expérience pour nous. Le système a été développé avec peu d’efforts et après quelques retours de notre part, il était prêt à être utilisé”.
Le système a été mis en ligne avec les quelques premières franchises pilotes le 1er septembre 2014.
Susanne introduit soigneusement le nouveau système à ses franchisés et à ce jour (novembre 2014) 8 franchisés l’utilisent, les autres devant suivre dans les prochains mois.
Lorsqu’on lui demande de décrire les avantages commerciaux que le système lui apportera, à elle et à son équipe, Susanne répond : “Nous avions tellement de paperasse et maintenant ceux qui utilisent le système peuvent accéder aux bonnes informations beaucoup plus rapidement. Cela rendra tout le monde, les soignants, les franchises et notre équipe centrale beaucoup plus professionnels et les économies sont déjà significatives”.
