Property Inventories est l’une des sociétés d’inventaire à la croissance la plus rapide du Royaume-Uni. Créée en 2006, elle est rapidement devenue l’une des marques les plus reconnues du secteur. Property Inventories propose une gamme complète de rapports relatifs à la location d’une propriété.
Property Inventories était déjà une entreprise florissante au moment de l’adoption de la législation sur le système de dépôt de garantie en avril 2007 ; suite à cette nouvelle législation, la croissance de l’entreprise a été stupéfiante. D’une équipe de 4 personnes à près de 30 employés en 4 ans, Property Inventories est actuellement l’un des plus grands fournisseurs d’inventaires du Royaume-Uni. Cette croissance s’explique en partie par l’enthousiasme de l’équipe de Property Inventories pour le travail qu’elle accomplit ; comme le dit Kate Taylor, directrice, “un inventaire est un avantage pour toutes les personnes concernées”.
Les commis à l’inventaire des biens sont formés en interne pendant au moins 4 à 6 semaines avant d’être autorisés à remplir des rapports par eux-mêmes. Le bureau principal - connu sous le nom de “The Hub” - occupe désormais près de 3 000 pieds carrés d’espace de bureaux de premier ordre dans le centre de Londres. Property Inventories Ltd se développe rapidement à travers le Royaume-Uni et est actuellement en train d’ouvrir 5 nouveaux bureaux.
Dès le départ, James Lee, directeur général de Property Inventories, savait qu’un logiciel serait nécessaire pour l’aider à gérer un service d’inventaire efficace.
Les inspections de biens immobiliers génèrent naturellement de la paperasse puisqu’au cœur de chaque inspection se trouve un rapport détaillé d’une inspection minutieuse effectuée par un agent d’inventaire professionnel. Dans ce contexte, les propriétaires et les locataires s’attendent à de la précision, n’acceptent pas les documents égarés et exigent également un prix compétitif.
En outre, il est important que l’équipe centrale puisse organiser efficacement l’équipe de commis qui se rend dans les propriétés ; les clients n’apprécient pas un commis qui arrive en retard ou pas du tout.
L’entreprise recherchait également une série de gains d’efficacité commerciale générale, comme la possibilité de facturer automatiquement les clients ou d’améliorer la vitesse et la précision de la création de rapports.
Avant tout, pour assurer un bon service, les rapports doivent être disponibles rapidement. Comme le dit Kate Taylor, “le rapport est remis à notre client dans les deux jours ouvrables ; c’est probablement notre principal argument de vente”.
James devait également tenir compte du fait qu’à long terme, l’entreprise fonctionnerait sur plusieurs sites. Il savait que chaque bureau pourrait avoir besoin d’un système logiciel distinct, mais qu’il aurait besoin d’une “vue d’hélicoptère” de l’ensemble de l’opération.
Le logiciel Property Inventories a été recommandé à GreyRidge par un consultant avec lequel il travaillait et a pris contact à la mi-2008.
Une première démonstration sur Internet a débouché sur une réunion en face à face au siège de Property Inventories entre un développeur de GreyRidge et la société.
Ensuite, GreyRidge a fourni à Property Inventories un cahier des charges détaillé et un devis qui a été rapidement accepté.
James déclare : “Nous avons été immédiatement séduits par GreyRidge ; ils n’ont pas essayé de nous embrouiller en étant trop techniques et leur plan pour notre logiciel était clair et logique. Nous avions également besoin de quelque chose rapidement et ils ont été en mesure de livrer rapidement”. Le travail sur le nouveau système a commencé à l’automne 2009.
Le système d’inventaire des biens immobiliers s’articule autour des dossiers des clients et de l’inventaire. Le personnel est en mesure d’ajouter des clients potentiels et actifs, puis de créer des inventaires qui sont gérés au nom de ces clients.
Les informations de l’inventaire comprennent des détails de base sur les propriétés, tels que l’adresse, la taille et le type de propriété et toute instruction spéciale.
L’équipe chargée des inventaires de propriétés peut ensuite gérer les rendez-vous pour les inventaires. Les commis peuvent fixer leur rendez-vous par le biais du système, puis télécharger la documentation de leur visite.
Le système crée automatiquement un rapport PDF contenant les détails de la propriété et de la visite. Le personnel peut également envoyer la documentation au client par courriel à partir du système.
Le système assure la qualité sur toute la ligne ; les rapports sont correctement stockés et normalisés, tandis que les anciennes informations sont facilement utilisables par le personnel pour réduire le temps de préparation lors des inspections en cours.
En outre, le système produit des factures automatisées à partir du type d’inventaire, de l’ameublement et du nombre de pièces. Le système est capable de faire varier les tarifs en fonction de la zone géographique de l’entreprise.
Le logiciel a été livré à temps fin 2008 et est utilisé depuis lors.
Depuis l’installation de leur système, Property Inventories s’est rapidement développé et James est heureux que leur logiciel les ait soutenus dans cette croissance.
James conclut : “C’est un plaisir de travailler avec GreyRidge. Le logiciel fait exactement ce dont nous avons besoin et nous a apporté les gains d’efficacité que nous souhaitions.”
