Safeclean by Guardsman est une franchise de nettoyage leader au Royaume-Uni avec 50 franchisés passionnés par le nettoyage et l’entretien des tapis et des tissus d’ameublement.
L’entreprise existe depuis plus de 50 ans, ce qui signifie que ses techniciens experts savent exactement quels détergents et détachants utiliser sur les tapis et les tissus d’ameublement pour les débarrasser de la crasse, de la saleté, de la poussière et des taches. Safeclean by Guardsman fait partie du groupe mondial Valspar Corporation.
Avant d’utiliser Franchise 360, Safeclean était confronté à un certain nombre de défis. Leur logiciel de franchise actuel était dépassé : il ne fonctionnait que sur une ancienne version de Windows et ne pouvait pas être mis à jour en raison d’un manque de support ; il était installé localement et n’avait donc aucune connexion avec d’autres systèmes d’entreprise ou toute forme de rapport central ; il était hors ligne et ne pouvait pas être consulté sur la route, à moins d’apporter une copie sur l’ordinateur portable ; il était limité : il ne contenait que des détails très basiques sur les clients et les travaux.
Maria Hartnell, directrice de la franchise Safeclean, explique que si ces problèmes n’avaient pas été résolus, ils auraient pu avoir des conséquences plus importantes : “Nous nous sommes de plus en plus inquiétés de la stabilité du système existant en raison du manque de mises à jour et nous avons craint que cela ne rende difficile le recrutement de nouveaux franchisés. En outre, il était clair que le remplacement du système existant serait un processus difficile : un certain nombre d’autres systèmes de l’entreprise " parlaient " à l’ancien système ; beaucoup de franchisés n’étaient pas confiants dans la technologie ; les installations locales signifiaient qu’une importation de données était nécessaire. En outre, l’ancien système contient d’importants volumes de données et le nouveau système doit être suffisamment puissant pour y faire face.
Safeclean a décidé de contacter plusieurs sociétés de logiciels au début de 2015. Un premier contact avec Franchise 360 en janvier a été suivi d’une visite de notre personnel technique pour parler des exigences. Maria dit : “Nous n’avions entendu que de bonnes choses sur Franchise 360 lors de diverses réunions de la BFA. Nous avons été dûment impressionnés par la réactivité de leur personnel et la façon dont ils semblaient comprendre nos objectifs commerciaux”. Avec les exigences en main, un projet de spécification pour le nouveau système a été préparé qui a été suivi par une démonstration “factice” du système à la conférence annuelle de la franchise. A la mi-avril, Safeclean a pris la décision d’utiliser Franchise 360.
Le nouveau système est conçu pour fournir un ensemble de fonctionnalités beaucoup plus large que l’ancien système (devenant effectivement un système de gestion complet pour le franchisé), y compris : Gestion des clients et des travaux, devis et facturation, marketing par courrier électronique et postal et Intranet (forums et documentation).
Dans le cadre de la construction, le nouveau système devait importer les données des différents systèmes de bureau. Un flux a également été mis en place pour recevoir des données nouvelles et mises à jour chaque nuit à partir de la base de données centrale des clients de Guardsman. La principale fonctionnalité du système est le flux de travail : il s’agit d’établir un devis, de compléter et de facturer les travaux de nettoyage pour les clients. Le système est conçu pour éviter la double saisie des données afin d’optimiser l’efficacité des franchisés.
Puisque Safeclean devait extraire et importer les données des anciens systèmes pour chaque franchisé, ils ont décidé de prendre leur temps pour migrer de leur ancien logiciel vers le nouveau. Le processus est en cours mais ceux qui ont fait la transition complète font maintenant tout sur le système. Le franchisé Ed Withers explique : “Je prépare les devis dans les locaux des clients et je les envoie directement par e-mail, les factures sont également envoyées directement de chez le client. Tous les travaux et les devis sont gérés sur le calendrier central et nous pouvons ensuite utiliser le groupe de clients et les campagnes pour faire du marketing.” Maria déclare : “Compte tenu des difficultés auxquelles nous étions confrontés, j’ai reçu quelques regards sceptiques lorsque nous avons proposé le nouveau système pour la première fois. Je suis ravie de dire que ces regards ont cessé : le remplacement est en plein essor et remplit ses promesses à tous égards.” Et Ed de conclure : “C’est génial. Il a rendu ma journée beaucoup plus facile”.
