L’entreprise Wheel Specialist a vu le jour à Birmingham sous le nom de Lap-Tap Ltd et existe depuis plus de 50 ans. L’entreprise jouit d’une réputation de longue date pour son service, sa qualité et ses délais d’exécution rapides. Aujourd’hui, The Wheel Specialist offre à ses clients un service professionnel et complet, fourni localement et répondant aux normes de qualité et de service les plus élevées.
The Wheel Specialist offre aux clients la possibilité de transformer l’apparence de leur voiture en remettant entièrement à neuf les roues usées, corrodées ou endommagées. Il propose également un large éventail de couleurs et de finitions pour rendre chaque voiture unique.
Pour que le spécialiste des jantes puisse continuer à se développer, il était important pour lui de s’affranchir de la paperasserie manuelle fastidieuse qu’implique la gestion d’un réseau de franchise en pleine expansion. Au lieu de cela, ils voulaient un système capable de générer des factures clients professionnelles à prix constants, puis d’utiliser ces factures pour calculer automatiquement les frais de service de gestion avec un minimum d’efforts. Par-dessus tout, The Wheel Specialist savait que le système devait être extrêmement simple à utiliser pour que ses franchisés le considèrent comme un avantage et non comme un fardeau.
Comme pour la plupart des franchiseurs, la visibilité du réseau de franchisés était essentielle pour The Wheel Specialist, car elle lui permettait de surveiller ses franchisés et de les conseiller si nécessaire. Pour ce faire, il avait besoin d’un système permettant à son siège social de visualiser les données de l’ensemble du réseau de franchises, tout en ne montrant aux franchisés que leurs propres données.
Le spécialiste des roues voulait que le système permette à tous les membres de l’entreprise de consulter les principales informations financières, les paramètres et les ressources, où qu’ils se trouvent. Ainsi, le siège social et les franchisés pouvaient voir la disponibilité des ressources, le calendrier des travaux et les indicateurs clés, qu’ils soient au bureau ou en déplacement, ce qui permettait de répondre rapidement et précisément aux demandes des clients.
Ginny Muprhy, directrice des opérations chez The Wheel Specialist, a été orientée vers GreyRidge Software par un consultant en franchise, où elle a découvert Franchise 360, un logiciel conçu par GreyRidge spécifiquement pour le marché de la franchise. Après les premières discussions avec Ginny, GreyRidge a envoyé l’un de ses analystes dans l’entreprise pour comprendre les processus fondamentaux qui sous-tendent leur activité. Ginny a constaté que, contrairement aux systèmes en boîte qu’elle avait examinés, Franchise 360 contenait toutes les fonctionnalités de base nécessaires pour gérer l’entreprise et fournir des services aux franchises et aux clients, mais qu’il pouvait être adapté à l’entreprise comme un gant.
Comme Franchise 360 réutilisait des composants génériques, les développeurs de GreyRidge ont pu se concentrer sur l’adaptation du logiciel aux domaines qui rendaient la franchise unique - ce qui leur a permis d’obtenir un logiciel commercial parfaitement adapté à leur entreprise et offrant un retour sur investissement élevé.
Une fois que l’analyste a compris les exigences de The Wheel Specialist, la portée de base a été documentée et signée par Ginny, puis les exigences ont été transformées en un plan de modification du logiciel. GreyRidge a établi un devis sur la base de ce périmètre de base, tout en précisant que Ginny aurait un retour d’information et une visibilité sur le processus de développement, avec la possibilité d’apporter toutes les modifications mineures qu’elle souhaitait dans le cadre du périmètre global sans frais supplémentaires.
Un système prototype a été fourni à The Wheel Specialist pour lui permettre de contribuer au développement de son système. Au fur et à mesure que chaque section du projet était achevée, elle était revue avec Ginny et d’autres utilisateurs finaux, et leurs commentaires étaient incorporés dans le système avant que la zone ne soit signée.
Les développeurs de Franchise 360 ont travaillé de concert avec les utilisateurs finaux de chaque section du système, en veillant à ce que chaque section soit conçue en fonction de leurs besoins et reflète leur flux de travail quotidien. Le système a été conçu dès le premier jour pour être simple et convivial afin que tous les membres du personnel puissent le prendre en main rapidement et l’utiliser au quotidien sans avoir besoin d’un niveau élevé de connaissances informatiques.
Le système achevé a été conçu pour faciliter chacun des principaux processus commerciaux de The Wheel Specialist et a été approuvé et terminé après seulement deux mois. À la fin du processus, GreyRidge a envoyé un membre de l’équipe de développement qui avait travaillé sur le produit pour former l’ensemble de l’entreprise afin qu’elle maîtrise tous les aspects de son système.
Au fil des ans, The Wheel Specialist s’est familiarisé avec le système, ce qui lui a permis de demander des modifications afin de rationaliser encore davantage l’administration de son entreprise.
Chaque fois que le spécialiste de la roue a fait des suggestions à GreyRidge, les développeurs ont toujours été là pour suggérer de nouvelles façons d’améliorer et d’automatiser leurs processus, répondre aux questions des utilisateurs finaux ou apporter des modifications mineures au système pour simplifier encore plus les choses.
Lorsque Ginny a découvert Franchise 360, elle a été très impressionnée par le fait qu’elle pouvait disposer d’un système conçu pour et autour de son entreprise, sans que cela ne lui coûte rien. Puisque le système a été construit spécifiquement pour l’entreprise, il pouvait refléter les tâches quotidiennes spécifiques de son entreprise, en veillant à réduire la quantité d’administration manuelle nécessaire tout en fournissant un retour sur investissement élevé. Franchise 360 a aidé The Wheel Specialist à automatiser de nombreux secteurs clés de son activité et à donner une première impression professionnelle à ses clients potentiels. Le système Franchise 360 s’intègre directement au site Web de The Wheel’s Specialist, ce qui permet aux clients potentiels de générer des devis complets directement à partir du site Web, en utilisant les prix standard définis par le siège social. Tous les devis sont envoyés automatiquement par e-mail et portent le logo de The Wheel Specialist. Ils peuvent même être assortis de remises conditionnelles en fonction des campagnes de marketing définies.
Ces devis sont automatiquement stockés par Franchise 360 et attribués au franchisé concerné, en fonction du code postal, ce qui signifie que les prospects peuvent être servis rapidement et sans effort. Les devis ont également été personnalisés pour inclure des options spécifiques aux roues, ce qui permet de générer des devis à prix constants dans l’ensemble du réseau de franchises en sélectionnant simplement un menu de services et d’options défini par le siège social - rendant la vie extrêmement facile pour les franchisés et les clients finaux. Une fois que le devis se transforme en vente, Franchise 360 permet de le convertir automatiquement en facture sans avoir à saisir à nouveau les données, et les factures finies sont utilisées pour générer automatiquement les factures mensuelles des frais de service - le tout sans aucun calcul ou intervention manuelle.
Les spécialistes de la roue ont maintenant un système avec lequel ils se sentent vraiment à l’aise - un système qui est facile à utiliser au quotidien, qui peut être rapidement adapté à mesure que leur entreprise se développe, qui est rentable et qui a permis à Ginny et à ses franchisés d’économiser beaucoup de temps et d’argent grâce à la rationalisation de leurs processus de base.
Le spécialiste Wheel a le sentiment d’avoir trouvé un véritable partenaire technologique - un fournisseur de logiciels qui travaille avec lui pour l’aider à se développer, à s’adapter et à devenir plus efficace. En permettant à GreyRidge de leur fournir l’avantage technologique dont ils avaient besoin, Ginny a pu se concentrer sur le développement de l’entreprise plutôt que sur les tâches quotidiennes banales.
“Franchise 360 donne aux nouveaux franchisés la confiance nécessaire pour rejoindre notre équipe en éliminant la quantité de tâches quotidiennes qui doivent être entreprises et en leur donnant une sécurité ultime. Franchise 360 aide notre entreprise à paraître plus crédible et plus professionnelle en gérant les prospects de notre site web, ce qui nous donne le temps de nous concentrer sur d’autres activités qui peuvent faire avancer notre entreprise.”
